Sistem Lama Tidak Selalu Harus Dibangun Ulang dari Awal

Cari tahu dulu masalah sebenarnya

Sistem yang sudah digunakan bertahun-tahun biasanya bukan sekadar aplikasi.

Di dalamnya sudah ada data, alur kerja, aturan bisnis, kebiasaan pengguna, bahkan mungkin sudah terhubung dengan sistem lain.

Jadi ketika sistem mulai bermasalah, jangan langsung melihat umur aplikasinya.

Coba cari tahu dulu masalahnya ada di mana.

Apakah sistemnya memang sudah sulit dikembangkan? Apakah hanya beberapa proses yang terlalu kaku? Apakah masalahnya ada di keamanan? Atau sebenarnya sistem masih berjalan baik, tetapi sekarang perlu terhubung dengan layanan lain?

Dari sini biasanya mulai terlihat apakah kita benar-benar membutuhkan sistem baru atau cukup memperbaiki bagian tertentu.

Tidak semua bagian harus diganti

Ini cukup sering terjadi pada existing system.

Secara keseluruhan sistem masih bisa digunakan, tetapi ada beberapa bagian yang mulai menjadi hambatan.

Misalnya proses tertentu terlalu panjang, struktur data sulit mengikuti kebutuhan baru, akses antar aplikasi masih terpisah, atau ada bagian keamanan yang perlu diperkuat.

Kalau kondisinya seperti ini, membangun ulang seluruh sistem belum tentu menjadi pilihan terbaik.

Kita bisa mempertahankan bagian yang masih bekerja dan memperbaiki bagian yang memang menjadi masalah.

Ada beberapa pilihan selain rebuild

Ketika menangani existing system, pilihannya sebenarnya cukup banyak.

Kita bisa melakukan enhancement, yaitu mengembangkan dan memperbaiki sistem yang sudah ada.

Ada juga integration, ketika sistem masih digunakan tetapi perlu dihubungkan dengan aplikasi, perangkat, atau layanan lain.

Kalau teknologi lama sudah menjadi batasan, kita bisa melakukan migration sambil tetap mempertahankan data dan proses bisnis yang masih dibutuhkan.

Dalam praktiknya, pendekatan ini juga bisa digabung.

Satu project bisa saja membutuhkan migration, lalu beberapa prosesnya diperbaiki, kemudian sistem baru tersebut diintegrasikan dengan layanan lain.

Jadi tidak harus memilih satu.

Lalu, kapan sebaiknya rebuild?

Tentu ada kondisi ketika membangun ulang memang lebih masuk akal.

Misalnya teknologi yang digunakan sudah tidak didukung, struktur aplikasinya terlalu sulit dikembangkan, perubahan kecil sering menimbulkan masalah di bagian lain, atau kebutuhan baru sudah tidak mungkin dimasukkan tanpa mengubah sebagian besar sistem.

Kalau kondisinya sudah seperti itu, mempertahankan sistem lama justru bisa membuat pekerjaan semakin sulit.

Yang penting, keputusan untuk rebuild muncul setelah memahami kondisi sistem. Bukan hanya karena sistemnya sudah lama.

Bagaimana dengan data lama?

Ini bagian yang kadang justru lebih rumit daripada membuat aplikasi barunya.

Sistem yang sudah berjalan bertahun-tahun bisa memiliki data dalam jumlah besar dengan kondisi yang bermacam-macam.

Ada data yang tidak lengkap, format yang berbeda, duplikasi, sampai struktur yang sudah tidak sesuai dengan sistem baru.

Karena itu, migration bukan sekadar:

“export database lama → import ke database baru.”

Datanya perlu dipetakan terlebih dahulu.

Mana yang masih digunakan, mana yang perlu dibersihkan, bagaimana struktur lama diterjemahkan ke struktur baru, dan bagaimana memastikan data penting tidak hilang selama proses tersebut.

Pada beberapa project, pekerjaan memahami data lama ini bahkan bisa menjadi salah satu bagian terbesar dari proses modernisasi.

Jangan hanya menyelesaikan masalah hari ini

Setelah sistem berhasil diperbaiki atau dimodernisasi, ada satu hal lagi yang perlu dipikirkan:

“Apa yang terjadi ketika kebutuhan berubah lagi?”

Karena hampir pasti akan berubah.

Ada aturan baru, proses baru, integrasi baru, jumlah pengguna bertambah, atau organisasi mulai membutuhkan informasi yang sebelumnya tidak pernah digunakan.

Karena itu, saat memperbaiki existing system, kita juga perlu melihat bagaimana sistem tersebut bisa lebih mudah dikembangkan ke depannya.

Tujuannya sederhana: jangan sampai setiap ada perubahan kebutuhan, kita kembali berada di posisi yang sama dan harus melakukan perubahan besar lagi.

Jadi, pertahankan atau bikin baru?

Tidak ada jawaban yang sama untuk setiap sistem.

Ada sistem yang cukup diperbaiki.

Ada yang perlu dimigrasikan.

Ada yang membutuhkan integrasi tambahan.

Dan memang ada sistem yang kondisinya sudah lebih masuk akal untuk dibangun ulang.

Sebelum memilih salah satunya, yang perlu dilakukan pertama kali adalah memahami sistem yang sudah ada: bagaimana datanya, bagaimana prosesnya berjalan, bagian mana yang masih baik, dan bagian mana yang sudah menjadi hambatan.

Setelah itu, baru kita bisa menentukan pendekatan yang paling masuk akal.